顺职院发〔2007〕90号

机关各部门、各系（院）、创业培训学院、生产力促进中心：

为加强学院会议室（报告厅）管理，规范服务工作，合理配置资源，学院制定了《顺德职业技术学院会议室(报告厅)使用管理办法》，现予发布，请遵照执行。

二00七年九月十二日

主题词：后勤 会议室 办法 通知

顺德职业技术学院办公室 2007年9月12日印发

顺德职业技术学院会议室(报告厅)使用管理办法

（2007年9月10日第19次院务会议通过）

为加强管理，规范服务，合理配置会议室资源，特制定本办法。本办法所指的会议室（报告厅）指校级的会议室、贵宾室及报告厅，各部门会议室由各部门负责管理。

一、会议室的管理及使用范围

（一）会议室的日常管理

1、学院的会议室、贵宾室、报告厅由总务处负责统一管理和协调安排使用。

2、学院会议室仅供学院或职能部门组织的全校性会议使用，原则上不用于各部门内部会议。

3、报告厅主要用于大型学术活动及重要会议。

4、学院会议室（报告厅）的日常管理由总务处负责，具体负责：室内财产及钥匙的保管、室内茶水的供应、室内卫生保洁、室内电器设备及门窗的关闭；信息中心负责学术交流中心报告厅电教和多媒体设备的日常使用、维护和管理。

（二）会议室的使用范围

序 号	会议室名称	可容纳人数	使 用 范 围
1	学术交流中心一楼报告厅	300人	主要用于大型学术活动、重要会议
2	学术交流中心2212报告厅	200人	主要用于大型学术活动、重要会议
3	学术交流中心2214报告厅	125人	主要用于大型学术活动、重要会议
4	行政楼1502会议室	50人	主要用于各职能部门 召开会议
5	行政楼1503会议室	14人	主要用于学院领导 接待日使用
6	行政楼1505会议室	35人	主要用于各职能部门 召开会议
7	行政楼1506会议室	30人	主要用于各职能部门召开会议或普通接待
8	行政楼1507会议室	40人	主要用于中层干部会议
9	行政楼1508会议室	50人	主要用于中层干部会议和重要来宾接待
10	行政楼1509接待室	18人	主要用于重要来宾 接待和会间休息

二、会议室借用程序

1、各职能部门在每周五下班前将本部门下周需召开的会议（活动）和需要使用会议室情况书面报总务处，由总务处按照会议轻重缓急、先后有序的原则进行安排。若各部门预定的会议与学院临时安排的重要会议发生冲突，使用单位须服从学院的安排；

2、各部门使用会议室（报告厅）需填写《顺德职业技术学院会议室（报告厅）使用申请表》，说明活动内容、时间、人数以及所需设备等具体要求，由部门负责人签名，送总务处负责人审批同意后安排。临时性会议或接待需要借用普通会议室可电话申请，使用报告厅不接受电话申请。

三、会议室使用规定

1、自觉维护会议室的环境卫生，不在会议室内进餐、吸烟，不随地吐痰，乱丢杂物，不大声喧哗，保持会议室的整洁。

2、使用单位在会议室悬挂、张贴物品，不得破坏、弄脏原有装修，坚持“谁安装谁拆除”的原则，会后使用部门应及时清理横幅等张贴物；未经总务处同意，不得改变会议室设备、家具的位置，如有改变须在会议结束后主动恢复桌椅的位置；爱护公物，避免坚硬物品的划伤，不得将会议室物品携出室外。

3、会议室使用完毕后，要及时关闭空调、仪器设备、门窗，切断电源。总务处应及时对会议室使用情况进行检查。由于使用完毕未关空调、电源、门窗等，造成设备和物品损坏或丢失的，由会议使用部门承担责任。

4、各部门使用学院会议室或报告厅，使用前应认真检查室内设施情况，如发现设施损坏等情况要及时与总务处联系，及时修复，对因使用不当造成会议室设施损坏的单位，要追究当事人和相关领导的相应责任。

5、学术交流中心报告厅电脑、投影及其他多媒体设备，由信息中心负责管理和提供使用，其他会议室所需要设备由主办部门自备和装卸。

6、使用部门如有特殊要求须事先与总务处联系。

本规定自公布之日起执行。

附件：

顺德职业技术学院会议室（报告厅）使用申请表

申请部门		参加人数
会议内容
会议地点
开会时间	年 月 日 点 至 点
使用部门 负责人审批
总务处审批
备 注

注：1、如需要矿泉水、电教设备、移动桌椅等，请在“备注”栏内注明，

由总务处行政事务办统筹安排。水果、鲜花、座位牌等由使用部门自备。

2、总务处联系人：莫绮玲，联系电话：22329970，28934120；传真：22329936

送表时间： 经办人： 联系电话：