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信息名称: 关于印发《顺德职业技术学院会议室(报告厅)使用管理办法》的通知 访问次数:
信息索引: 10831-00050-12-2013-00006-1 生成日期: 2013-02-28 信息生成机构: 总务处
发文字号: 信息类别: 产业后勤保障

关于印发《顺德职业技术学院会议室(报告厅)使用管理办法》的通知

顺职院发〔2007〕90号

机关各部门、各系(院)、创业培训学院、生产力促进中心:

为加强学院会议室(报告厅)管理,规范服务工作,合理配置资源,学院制定了《顺德职业技术学院会议室(报告厅)使用管理办法》,现予发布,请遵照执行。

二00七年九月十二日

主题词:后勤 会议室 办法 通知

顺德职业技术学院办公室 2007年9月12日印发

顺德职业技术学院会议室(报告厅)使用管理办法

(2007年9月10日第19次院务会议通过)

为加强管理,规范服务,合理配置会议室资源,特制定本办法。本办法所指的会议室(报告厅)指校级的会议室、贵宾室及报告厅,各部门会议室由各部门负责管理。

一、会议室的管理及使用范围

(一)会议室的日常管理

1、学院的会议室、贵宾室、报告厅由总务处负责统一管理和协调安排使用。

2、学院会议室仅供学院或职能部门组织的全校性会议使用,原则上不用于各部门内部会议。

3、报告厅主要用于大型学术活动及重要会议。

4、学院会议室(报告厅)的日常管理由总务处负责,具体负责:室内财产及钥匙的保管、室内茶水的供应、室内卫生保洁、室内电器设备及门窗的关闭;信息中心负责学术交流中心报告厅电教和多媒体设备的日常使用、维护和管理。

(二)会议室的使用范围

序 号

会议室名称

可容纳人数

使 用 范 围

1

学术交流中心一楼报告厅

300人

主要用于大型学术活动、重要会议

2

学术交流中心2212报告厅

200人

主要用于大型学术活动、重要会议

3

学术交流中心2214报告厅

125人

主要用于大型学术活动、重要会议

4

行政楼1502会议室

50人

主要用于各职能部门

召开会议

5

行政楼1503会议室

14人

主要用于学院领导

接待日使用

6

行政楼1505会议室

35人

主要用于各职能部门

召开会议

7

行政楼1506会议室

30人

主要用于各职能部门召开会议或普通接待

8

行政楼1507会议室

40人

主要用于中层干部会议

9

行政楼1508会议室

50人

主要用于中层干部会议和重要来宾接待

10

行政楼1509接待室

18人

主要用于重要来宾

接待和会间休息

二、会议室借用程序

1、各职能部门在每周五下班前将本部门下周需召开的会议(活动)和需要使用会议室情况书面报总务处,由总务处按照会议轻重缓急、先后有序的原则进行安排。若各部门预定的会议与学院临时安排的重要会议发生冲突,使用单位须服从学院的安排;

2、各部门使用会议室(报告厅)需填写《顺德职业技术学院会议室(报告厅)使用申请表》,说明活动内容、时间、人数以及所需设备等具体要求,由部门负责人签名,送总务处负责人审批同意后安排。临时性会议或接待需要借用普通会议室可电话申请,使用报告厅不接受电话申请。

三、会议室使用规定

1、自觉维护会议室的环境卫生,不在会议室内进餐、吸烟,不随地吐痰,乱丢杂物,不大声喧哗,保持会议室的整洁。

2、使用单位在会议室悬挂、张贴物品,不得破坏、弄脏原有装修,坚持“谁安装谁拆除”的原则,会后使用部门应及时清理横幅等张贴物;未经总务处同意,不得改变会议室设备、家具的位置,如有改变须在会议结束后主动恢复桌椅的位置;爱护公物,避免坚硬物品的划伤,不得将会议室物品携出室外。

3、会议室使用完毕后,要及时关闭空调、仪器设备、门窗,切断电源。总务处应及时对会议室使用情况进行检查。由于使用完毕未关空调、电源、门窗等,造成设备和物品损坏或丢失的,由会议使用部门承担责任。

4、各部门使用学院会议室或报告厅,使用前应认真检查室内设施情况,如发现设施损坏等情况要及时与总务处联系,及时修复,对因使用不当造成会议室设施损坏的单位,要追究当事人和相关领导的相应责任。

5、学术交流中心报告厅电脑、投影及其他多媒体设备,由信息中心负责管理和提供使用,其他会议室所需要设备由主办部门自备和装卸。

6、使用部门如有特殊要求须事先与总务处联系。

本规定自公布之日起执行。

附件:

顺德职业技术学院会议室(报告厅)使用申请表

申请部门

参加人数

会议内容

会议地点

开会时间

年 月 日 点 至 点

使用部门

负责人审批

总务处审批

备 注

注:1、如需要矿泉水、电教设备、移动桌椅等,请在“备注”栏内注明,

由总务处行政事务办统筹安排。水果、鲜花、座位牌等由使用部门自备。

2、总务处联系人:莫绮玲,联系电话:22329970,28934120;传真:22329936

送表时间: 经办人: 联系电话:

 
 

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